No contexto dinâmico dos registros imobiliários, a eficiência na formalização de escrituras públicas de venda e compra é crucial para evitar atrasos e garantir a segurança jurídica das transações. Como escrevente jurídica no Ofício de Registro de Imóveis, tenho observado diariamente a importância de aderir rigorosamente às normas estabelecidas pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo e pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Este artigo aborda estratégias fundamentais para minimizar notas devolutivas, destacando a necessidade de compreender e aplicar corretamente os requisitos legais tanto para escrituras nato-digitais quanto para as digitalizadas.
Diariamente, ao receber escrituras públicas de venda e compra através da plataforma da ONR, enfrento um desafio significativo: aproximadamente 80% dessas escrituras resultam na emissão de notas devolutivas. Neste artigo, explicarei minha metodologia de análise e as razões por trás dessas devoluções.
Minha análise começa com a verificação inicial se a escritura é nato-digital ou digitalizada. As escrituras nato-digitais devem ser realizadas exclusivamente no E-notariado, conforme estabelecido pelas normas vigentes. A falha em seguir este procedimento muitas vezes resulta na impossibilidade de validar as assinaturas das partes envolvidas.
Para evitar notas devolutivas, é fundamental compreender e aplicar corretamente os procedimentos para escrituras nato-digitais e digitalizadas dentro do contexto do E-notariado. Aqui estão os pontos-chave:
Escrituras Nato-digitais no E-notariado: Todas as escrituras nato-digitais devem ser realizadas exclusivamente dentro do E-notariado. Isso requer que as partes envolvidas escolham um tabelionato que tenha aderido à plataforma do E-notariado para realizar o título eletrônico. Todas as partes devem assinar a escritura dentro desta plataforma.
Problemas com Digitalizações: Um problema frequente ocorre quando as partes optam por digitalizar uma escritura física e depois assinam através de plataformas como https://assinador.registrodeimoveis.org.br/ ou https://validar.iti.gov.br/. Isso muitas vezes resulta na impossibilidade de validar adequadamente as assinaturas das partes, por não estarem em conformidade com as normas estabelecidas.
Fundamentação das Notas Devolutivas: As notas devolutivas são fundamentadas no Provimento 149 do CNJ, especialmente a partir do artigo 284, que regula os atos eletrônicos no âmbito notarial. Além disso, são baseadas nos itens 366.5 e 366.6 das Normas Extrajudiciais da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, que estabelecem os requisitos para recepção de documentos eletrônicos.
Portanto, ao seguir estritamente os procedimentos para escrituras nato-digitais no E-notariado e garantir que todas as assinaturas sejam validadas dentro da plataforma correta, é possível reduzir significativamente o número de notas devolutivas, facilitando assim o processo de registro imobiliário de forma eficiente e legalmente válida.
É importante destacar que o processo de validação de escrituras públicas varia conforme sejam nato-digitais ou digitalizadas:
Escrituras Nato-digitais: Devem ser realizadas exclusivamente dentro do e-notariado. Todas as partes envolvidas devem assinar o documento dentro desta plataforma para garantir a autenticidade.
Escrituras Físicas Digitalizadas: Podem ser desmaterializadas pelo notário e assinadas dentro da plataforma do CENAD, conforme o Provimento 149 do CNJ. As assinaturas também são validadas para assegurar a conformidade com as normas.
Ambos os processos visam garantir que as escrituras sejam registradas de acordo com as regulamentações vigentes.
Certa vez, uma advogada me procurou e afirmou que havia assinado uma escritura com seu certificado digital, assegurando que o documento era autêntico, pois ela mesma o havia digitalizado e considerado verdadeiro. Contudo, é importante esclarecer que, embora qualquer pessoa que possua um certificado digital possa assinar documentos em diversas plataformas, no caso das escrituras públicas, é imprescindível que a sua confecção e assinatura sejam realizadas exclusivamente por um Tabelionato de Notas, conforme já mencionado anteriormente.
Diante do exposto, fica claro que evitar notas devolutivas nas escrituras públicas de venda e compra é essencial para garantir a eficiência e agilidade nos registros imobiliários. Como mencionado, a chave está no conhecimento detalhado das normas vigentes, como o Provimento 149 do CNJ e as Normas Extrajudiciais da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo, que estabelecem os requisitos para a aceitação de documentos digitais e físicos no meio eletrônico.
Para Bacharéis em Direito, como eu, que atuam como escreventes jurídicos em cartórios, é fundamental compreender os processos envolvidos na digitalização e na formalização das escrituras. Isso inclui desde a verificação da autenticidade das assinaturas digitais até a correta inclusão de documentos, como a guia de ITBI e a certidão de valor venal do imóvel, pois nem sempre é possível emitir o documento.
Além disso, a conscientização das partes envolvidas sobre a importância de seguir as normas estabelecidas pode prevenir retrabalhos e atrasos nas transações imobiliárias, assegurando que todas as exigências legais sejam cumpridas desde o início do processo, bem como estudar a matrícula do imóvel, verificando todos os documentos necessários para que a transação ocorra com todos os atos regularizados.
Portanto, investir em conhecimento contínuo e estar sempre atualizado com as regulamentações locais são passos cruciais para evitar notas devolutivas e facilitar o fluxo de operações no registro de imóveis, garantindo um serviço de qualidade aos clientes e contribuindo para o sucesso das transações imobiliárias.
Andréia Brandão Munhoz
Professora. Especialista em Conciliação, Mediação e Arbitragem. Pós-graduada em Direito Constitucional. Pós-graduanda em Direito Imobiliário Extrajudicial. Escrevente Jurídica no Oficial de Registro de Imóveis.
